Todos os documentos que deverão ser enviados para a contabilidade são aqueles que produziram ou terão algum impacto financeiro ou patrimonial para a empresa.


Sejam eles: comprovantes de gastos e receitas, contratos futuros, empréstimos, processos judiciais, notas fiscais, extratos bancários ou a posição de duplicatas descontadas.


O empresário deve garantir o acesso a todas as informações ao contador, com documentos em bom estado, hábeis e organizados. Desta forma poderemos fazer um trabalho de excelência para sua empresa, lembre-se "Boas entradas de informações garantem boas saídas"


Veja aqui alguns grupos de documentos para facilitar:


Movimento Trabalhista

Neste grupo, são importantes todos os documentos que tenham como base a relação de trabalho, assalariado ou não na empresa.

  • Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais;
  • Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) e Atestados Médicos de Funcionários
  • Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados.

Esses documentos vão suportar o processamento da folha e serão escriturados na contabilidade.

Poderão servir também para a análise das obrigações acessórias.


Movimento Fiscal

Esse é um dos mais importantes, pois existem impostos que são pagos logo nos primeiros dias do mês.

Aqui é necessária alguma atenção dada a importância das obrigações tributárias. Isso pois, em algumas ocasiões a empresa se torna responsável pela obrigação tributária.

Assim como são os casos de retenção de impostos e de substituição tributária.

  • Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens.
  • Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica.
  • Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
  • Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.

A análise de retenções é primordial para que a empresa não tenha prejuízo. Por isso é tão importante ter as informações quase que imediatas.


Movimento Contábil

No movimento contábil temos todos os outros documentos financeiros.

Eles não podem estar ligados a parte fiscal ou trabalhista.

São eles:

  • Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
  • Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
  • Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
  • Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa.

No movimento contábil, temos o controle de caixa. Por mais simples que ele seja, é super importante entrega-lo nos documentos mensais.


Controle de Estoque

Por último é importante mencionar o controle de Estoque da empresa e o Livro Inventário ao final do período.

Essas duas informações são essenciais para a apuração do Custo da Mercadoria Vendida que influencia diretamente os demonstrativos financeiros.


Além disso, o Livro Inventário é uma obrigação legal da empresa, e que o contador tem pouca influência em sua preparação.

Se você não tiver o controle de estoque e o Livro Inventário, conte ao seu contador e solicite orientações de como entregar as informações a ele.


Para saber quais documentos mensais deve-se enviar para a contabilidade, recomendamos a leitura do artigo: Contabilidade: Documentos que eu tenho que enviar mensalmente para o contador.